Tablica 5: Struktura formularza odpowiedzi dla potrzeb oferty technicznej
| 1. Opis proponowanej uslugi | |
| A. Cele zamawiajacego odnosnie cateringu | Podsumowująca prezentacja ofert oferentów, umożliwiająca ocenę ogólnej zgodności oferty z wymaganiami. |
| B. Zgoda na proponowane partnerstwo kontraktowe | Jeżeli proces przetargowy przewiduje projekt umowy, oferenci zostaną poproszeni o wyrażenie swojej zgody na formularzu odpowiedzi. Może to im dać okazję do wyrażenia swoich uwag. Możliwe będzie ocena, czy proponowana umowa odpowiada usługom wymienionym w specyfikacjach. |
| C. Zgodnosc z ograniczeniami uslug nalozonymi przez zamawiajacego | Formularz odpowiedzi powinien umożliwiać zamawiającemu sprawdzenie zgodności z ograniczeniami usług i ocenę dostarczonego opisu przydzielenia ról obu stronom. |
| D. Zakres dzialalnosci | Stopień szczegółowości w odniesieniu do zakresu działania będzie różnił się zależnie od typu użytkownika końcowego oraz usług, jakie mają być codziennie świadczone. |
| E. Ograniczenia organizacyjne | Formularz odpowiedzi stworzy oferentom okazję do złożenia propozycji organizacyjnych, które mogą przyczynić się do poprawy usług i/lub w optymalny sposób wykorzystać środki finansowe zainwestowane przez zamawiającego w usługi cateringowe. Zamawiający będzie mógł ocenić profesjonalizm każdego z oferentów i wskazać różnice między dwiema proponowanymi ofertami usług. |
| F. Kontekst techniczny | Oferenci będą mieli okazję wpisać do formularza odpowiedzi swoje uwagi dotyczące przydatności dostępnych zasobów technicznych do świadczenia usług (na przykład nabycie prac i/lub sprzętu, jaki uważają za konieczny). Jeżeli zamawiający poprosił w specyfikacjach o restrukturyzację pomieszczeń, formularz odpowiedzi powinien umożliwić: |
| pomiar jakości i związku proponowanych przez oferentów zmian z obiektami i wyposażeniem; |
|
| kontrolę zgodności z dobrą praktyką i obowiązującymi przepisami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa środków spożywczych, zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, bezpieczeństwa użytkowników końcowych, bezpieczeństwa pożarowego...; |
|
| ocenę obszarów, pomieszczeń, zakładów i wyposażenia proponowanego przez oferentów oraz ich zgodność z rodzajem zalecanego zaopatrzenia i/lub zgłaszanego w specyfikacjach (np. oferenci nie mogą twierdzić, że pracują w oparciu o świeże produkty, jeżeli nie ujęli w planie niezbędnych do tego celu obiektów/wyposażenia). |
|
| 2. Oczekiwania zamawiajacego | |
| A. Uslugi zywieniowe | Oferenci opiszą szczegółowo usługi gastronomiczne, jakie zamierzają wprowadzić. Zamawiający będzie mógł sprawdzić, czy propozycje te odpowiadają poszukiwanym usługom, jak również istnienie wewnętrznej spójności propozycji na przykład pomiędzy typem planowanego zaopatrzenia a organizacją proponowaną przez oferentów. Restauracja bazująca na dostawach produktów surowych (produkty świeże) wymaga liczniejszego zespołu pracowników niż restauracja zaopatrywana w produkty gotowe. |
| B. Organizacja zasobów ludzkich | Oferenci na formularzach odpowiedzi zobowiążą się do przestrzegania zasad znajdujących się w specyfikacjach i odnoszących się do przejęć/przeniesień załogi. Jeśli zachodzi taka trzeba, mogą zanotować swoje uwagi i/lub wyrazić zastrzeżenia. |
| Oferenci wyjaśnią, w jaki sposób usługi cateringowe będą codziennie zarządzane: struktura administracyjna na poziomie zarządzania operacyjnego odpowiedzialna za realizację umowy oraz profil kierownika restauracji. | |
| Na koniec oferenci przedstawią strukturę zasobów ludzkich, jaką zamierzają wprowadzić i która stanowi podstawę kalkulacji zarobków ogółem. | |
| C. Zarzadzanie jakoscia | Opis planowanych działań związanych z zarządzaniem jakością. Oferenci powinni przedstawić swoją politykę dotyczącą jakości - kolejny element pozwalający odróżnić dostawców usług. |
| 3. Pozostale informacje odnosnie proponowanych uslug | |
| A. Odpowiedzialnosc spoleczna | Oferenci przedstawią zarys swojej polityki korporacyjnej odpowiedzialności społecznej, jak również wszelkich związanych z tym działań, jakie podejmą w odpowiedzi na wymagania postawione w specyfikacjach. |
| B. Bezpieczenstwo | Formularz odpowiedzi powinien umożliwiać dokonanie oceny zdolności oferentów do spełnienia wymogów bezpieczeństwa stawianych przez zamawiającego. |
| C. Monitorowanie zobowiazan wynikajacych z umowy | Oferenci będą mogli na formularzu odpowiedzi opisać systemy informatyczne, jakie zamierzają wykorzystać do monitorowania ich zobowiązań wynikających z umowy. Mogą znaleźć się wśród nich systemy: |
| które są stosowane w przypadku wszystkich ich klientów; | |
| które zastosowano w przypadku konkretnych klientów (z podaniem, o jakich klientów chodzi) | |
| i/lub które planowane są w odniesieniu do rozpatrywanej umowy. | |
