Wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie
Po sporządzeniu szkicu specyfikacji i formularza odpowiedzi oraz określeniu procedur wyboru/ wykluczenia oferentów zamawiający może teraz przeprowadzić analizę porównawczą, w wyniku której dokona wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.
Na tym etapie organizacje EFFAT i FERCO zalecają, aby każdy oferent miał okazję do ustnego przedstawienia swojej oferty. Krok taki, oprócz możliwości złożenia koniecznych wyjaśnień, daje szansę na wzbogacenie procedury przetargowej i lepsze zrozumienie treści oferty pisemnej. Umożliwia to także zamawiającemu spotkanie się z przedstawicielami firmy cateringowej, co jest niezbędne w przypadku rozpatrywania ofert zbliżonych cenowo, pod warunkiem, że jest to sektor usług, w którym obsada etatów ma ogromne znaczenie.
Zamieszczony poniżej przykład analizy porównawczej ilustruje metodologię polecaną w niniejszym poradniku (por. § 2.4). Ten czysto teoretyczny przykład obejmuje trzy etapy niezbędne do wybrania oferty najkorzystniejszej ekonomicznie:
1. Analiza porównawcza ofert technicznych
Na tym etapie zamawiający ustali stopień zgodności każdego kryterium, według obranego systemu punktacji (patrz § 2.4.2).
Uwaga: analizę porównawczą przeprowadza się oczywiście oferta po ofercie, tj. w sposób „pionowy” w poniższych tabelach), jednak druga, „pozioma” analiza umożliwia zaobserwowanie różnic w zakresie jakości, istniejących wśród oferentów.
Podany przykład ilustruje ogólny wynik, różniący się w zależności od stopnia zgodności oferty z wymaganiami jakościowymi stawianymi przez zamawiającego:
Oferta techniczna oferenta B uzyskała najlepszy wynik 45 punktów na 60 możliwych.
- Tabela 18: Przykład analizy porównawczej ofert technicznych w obszarze świadczenia usług
- Tabela 19: Przykład analizy porównawczej ofert technicznych w obszarze jakości świadczonych usług
- Tabela 20: Przykład analizy porównawczej „pozostałych kryteriów” w ofertach technicznych
2. Analiza porównawcza ofert finansowych
Niniejsza analiza porównawcza jest prowadzona w oparciu o system punktacji i przykład podany w § 2.4.3.2.
Uwaga: podany przykład odnosi analizę ofert technicznych do całkowitego kosztu usług, w tym wpływu inwestycji.
Tabela 21: Przykład punktów przyznanych ofercie finansowej
| Oferent | Liczba punktów przyznanych ofertom finansowym |
Oferowana cena | Różnica w % w stosunku do najniższej oferty | Punkty przyznane ofercie finansowej |
| A | 40 | 1 000 000 € | - | 40 |
| B | 40 | 1 200 000 € | 20% | 32 |
| C | 40 | 1 300 000 € | 30% | 28 |
Oferent A przedstawił najtańszą ofertę finansową, podczas gdy oferta techniczna (jakość) plasuje się pomiędzy ofertami dwóch jego konkurentów.
3. Konsolidacja analizy technicznej i finansowej w celu wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie
Ostatni etap polega na połączeniu analiz porównawczych kryteriów technicznych oraz analiz kryteriów finansowych w oparciu o ich ogólną wagę (por. § 2.4.1).
Na tym etapie zamawiający powinien otrzymać tabelę sumaryczną, podobną do Tabeli 22, pełniącą rolę pomocniczą w procesie decyzyjnym:
Table 22: Całościowe podsumowanie analizy ofert technicznych i finansowych
| Oferent A | Oferent B | Oferent C | |
| Wynik uzyskany w ramach kryteriów technicznych | 34 | 45 | 32 |
| Wynik uzyskany w ramach kryteriów finansowych | 40 | 32 | 28 |
| Wynik ogólny | 74 | 77 | 60 |
W powyższym przykładzie ofertę złożoną przez oferenta B cechuje najlepszy stosunek jakości do ceny, co czyni ją ofertą najkorzystniejszą ekonomicznie. Nie stałoby się tak, gdyby kierownictwo ograniczyło analizę wyłącznie do kryteriów finansowych.
Przykład ten jasno pokazuje korzyści płynące z podejścia doceniającego całościową wartość oferty, zarówno pod względem oferowanej ceny, jak i jakości. Innymi słowy, faworyzującego ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie.
