Drukuj te strone

Po sporządzeniu szkicu specyfikacji i formularza odpowiedzi oraz określeniu procedur wyboru/ wykluczenia oferentów zamawiający może teraz przeprowadzić analizę porównawczą, w wyniku której dokona wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.

Na tym etapie organizacje EFFAT i FERCO zalecają, aby każdy oferent miał okazję do ustnego przedstawienia swojej oferty. Krok taki, oprócz możliwości złożenia koniecznych wyjaś­nień, daje szansę na wzbogacenie procedury przetargowej i lepsze zrozumienie treści oferty pisemnej. Umożliwia to także zamawiającemu spotkanie się z przedstawicielami firmy cateringowej, co jest niezbędne w przypadku rozpatrywania ofert zbliżonych cenowo, pod warunkiem, że jest to sektor usług, w którym obsada etatów ma ogromne znaczenie.

Zamieszczony poniżej przykład analizy porównawczej ilustruje metodologię polecaną w niniejszym poradniku (por. § 2.4). Ten czysto teoretyczny przykład obejmuje trzy etapy niezbędne do wybrania oferty najkorzystniejszej ekonomicznie:

1. Analiza porównawcza ofert technicznych

Na tym etapie zamawiający ustali stopień zgodności każdego kryterium, według obranego systemu punktacji (patrz § 2.4.2).

Uwaga: analizę porównawczą przeprowadza się oczywiście oferta po ofercie, tj. w sposób „pionowy” w poniższych tabelach), jednak druga, „pozioma” analiza umożliwia zaobserwowanie różnic w zakresie jakości, istniejących wśród oferentów.

Podany przykład ilustruje ogólny wynik, różniący się w zależności od stopnia zgodności oferty z wymaganiami jakościowymi stawianymi przez zamawiającego:

Oferta techniczna oferenta B uzyskała najlepszy wynik 45 punktów na 60 możliwych.

2. Analiza porównawcza ofert finansowych

Niniejsza analiza porównawcza jest prowadzona w oparciu o system punktacji i przykład podany w § 2.4.3.2.

Uwaga: podany przykład odnosi analizę ofert technicznych do całkowitego kosztu usług, w tym wpływu in­westycji.

Tabela 21: Przykład punktów przyznanych ofercie finansowej

Oferent Liczba punktów przyznanych ofertom
finansowym
Oferowana cena Różnica w % w stosun­ku do najniższej oferty Punkty przyznane ofercie finansowej
A 40 1 000 000 € - 40
B 40 1 200 000 € 20% 32
C 40 1 300 000 € 30% 28

Oferent A przedstawił najtańszą ofertę finansową, podczas gdy oferta techniczna (jakość) plasuje się pomiędzy ofertami dwóch jego konkurentów.

3. Konsolidacja analizy technicznej i finansowej w celu wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie

Ostatni etap polega na połączeniu analiz porównawczych kryteriów technicznych oraz analiz kryteriów finansowych w oparciu o ich ogólną wagę (por. § 2.4.1).
Na tym etapie zamawiający powinien otrzymać tabelę sumaryczną, podobną do Tabeli 22, pełniącą rolę pomocniczą w procesie decyzyjnym:

Table 22: Całościowe podsumowanie analizy ofert technicznych i finansowych

  Oferent A Oferent B Oferent C
Wynik uzyskany w ramach kryteriów technicznych 34 45 32
Wynik uzyskany w ramach kryteriów finansowych 40 32 28
Wynik ogólny 74 77 60

 

W powyższym przykładzie ofertę złożoną przez oferenta B cechuje najlepszy stosunek jakości do ceny, co czy­ni ją ofertą najkorzystniejszą ekonomicznie. Nie stałoby się tak, gdyby kierownictwo ograniczyło analizę wyłącznie do kryteriów finansowych.

Przykład ten jasno pokazuje korzyści płynące z podejścia doceniającego całościową wartość oferty, zarówno pod względem oferowanej ceny, jak i jakości. Innymi słowy, faworyzującego ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie.

Spis tresci niniejszego poradnika