La selection de l’offre économiquement la plus avantageuse
La collectivité a rédigé son cahier des charges et son cadre de réponse, elle a fixé les modalités de sélection et d’exclusion des candidats ainsi que les modalités de notation des offres. Elle est maintenant en mesure de procéder à l’analyse comparative des offres qui va lui permettre de sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse.
A ce stade, il est utile d’inviter les soumissionnaires retenus à faire une présentation orale de leur offre. Cela permet à la collectivité de recevoir en direct les explications et éclaircissements nécessaires ainsi que des informations supplémentaires qui lui permettront par la suite de mieux comprendre les documents écrits. C’est également une occasion de rencontrer les représentants des sociétés de restauration collective, un aspect important dans un métier de services dans lequel, à « niveau de prix équivalent », c’est le personnel qui fait la différence.
Afin d’illustrer la méthode proposée , un exemple d’analyse comparative des offres est présenté ci-après. Cet exemple, purement théorique, reprend les trois étapes nécessaires pour sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse :
1. L’analyse comparative des offres techniques
La collectivité va noter le niveau de conformité de chacun des critères, selon le système de notation qu’elle a choisi.
Dans l’exemple retenu pour illustrer la démarche, les soumissionnaires obtiennent un score global variant selon le niveau de conformité de leur offre aux attentes qualitatives de la collectivité :
- score de 34 pour le soumissionnaire A;
- score de 45 pour le soumissionnaire B;
- score de 32 pour le soumissionnaire C.
C’est donc l’offre technique du soumissionnaire B qui obtient la meilleure notation, avec 45 des 60 points disponibles.
Un conseil : l’analyse comparative se fait offre par offre, de façon « verticale » comme indiqué dans les tableaux ci-après. Toutefois, une seconde lecture « horizontale » permet de mieux mettre en évidence les différences qualitatives d’un soumissionnaire à l’autre.
- Tableau 18 : Exemple d'analyse comparative des offres qualitatives concernant les éléments constitutifs de la prestation de service
- Tableau 19 : Exemple d'analyse comparative des offres en matière de prise en compte des attentes de la collectivité en matière de qualité de prestation
- Tableau 20 :Exemple d'analyse comparative des offres concernant les autres critères figurant dans le cadre de réponse
2. L’analyse comparative des offres économiques
Cette analyse comparative est réalisée selon le système de notation et l’exemple présentés
Remarque : dans l’exemple proposé, l’analyse des offres économiques prend en compte le coût global de la prestation, y compris l’incidence des investissements.
Tableau 21 : exemple de notation des offres économiques
| Soumis- sionnaire |
Nombre de points affectés aux critères économiques | Offre de prix | % d'écart par rapport à l'offre la plus basse | Notation de l'offre économique |
| A | 40 | 1 000 000 € | - | 40 |
| B | 40 | 1 200 000 € | 20% | 32 |
| C | 40 | 1 300 000 € | 30% | 28 |
Le soumissionnaire A présente donc l'offre la plus économique, alors que son offre qualitative se situe entre celle de ses deux concurrents.
3. La consolidation des analyses et scores techniques et économiques pour la sélection de l’offre économiquement la plus avantageuse
Cette dernière étape consiste, en fonction des « grands équilibres de la consultation », à combiner les résultats de l’analyse comparative des offres techniques et des offres économiques. La collectivité obtient ainsi un tableau de synthèse qui servira de base à la prise de décision :
Tableau 22 : Synthèse générale de l'analyse des offres techniques et économiques
| Soumis- sionnaire A |
Soumis- sionnaire B |
Soumis- sionnaire C |
|
| Score obtenu pour les critères techniques | 34 | 45 | 32 |
| Score obtenu pour les critères économiques | 40 | 32 | 28 |
| Score global : | 74 | 77 | 60 |
L’offre du soumissionnaire B représente dans l’exemple ci-dessus le meilleur rapport qualité/prix et constitue ainsi l’offre économiquement la plus avantageuse. Cette offre n’aurait pas été privilégiée si la collectivité avait limité son analyse aux seuls critères économiques.
Cet exemple montre l’intérêt qu’il y a à prendre en compte la valeur globale d’une offre, tant en termes de prix que de qualité, soit « l’offre économiquement la plus avantageuse ».
